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Val IT 2.0 - FAQ in italiano

Gio, 20/11/2008 - 12:53 — Agatino Grillo

(versione originale in lingua inglese disponibile sul sito ISACA)

1. Su cosa si basa Val IT?
2. In che modo Val IT è rilevante per l’IT governance?
3. Quali sono le pubblicazioni della serie Val IT?
4. Come posso ottenere una copia delle pubblicazioni Val IT?
5. Quali sono i principi su cui si basa Val IT?
6. Come è strutturato il framework Val IT?
7. Quali argomenti coprono le management guideline?
8. Quali business case sono presenti in Val IT?
9. Su quali casi concreti si basa Val IT?
10. Che sviluppi futuri sono previsti per Val IT?
11. Quali sono le principali differenze tra il framework originale di Val IT e la versione 2.0? Si può fare una sintesi delle differenze?
12. Da dove si deve iniziare, in azienda, un assessment basato su Val IT? Chi dovrebbe condurre il processo di assessment?
13. Dove si trovano, in azienda, le risorse da impegnare per Val IT? A chi riportano? Chief information security officer (CISO), management strategico?
14. Come diffondere la cultura del portfolio, program e project management office (P3MO) per contrastare la non condivisione delle conoscenze e coinvolgere le persone che si nascondono dato che tali persone sono proprio quelle a cui si rivolgono tali idea?
15. Ci sarà ulteriore materiale di assessment/audit da utilizzare insieme con le guide Val IT per valutare le aziende e determinare i livelli di maturità delle aziende?
16. Tutto ciò significa che dobbiamo effettuare audit usando tre framework differenti: ITIL, COBIT e Val IT?
17. Posso implementare Val IT senza usare COBIT?
18. Posso implementare Val IT prima di ITIL?
19. COBIT e Val IT convergeranno verso un unico framework?
20. È previsto di allineare Val IT all’enterprise risk management (ERM)? Si tratterà di una estensione o di una vera e propria sostituzione di ERM?
21. A quale livello (cioè dimensione di business) Val IT diviene effettivamente utilizzabile? Cosa si suggerisce ad una piccola azienda con risorse limitate per implementare Val IT?
22. Nel caso di istituzioni governative, chi dovrebbe dare inizio al programma Val IT?
23. Quanto è realmente vantaggioso dal punto di vista costi-benefici l’implementazione di Val IT, COBIT ed ITIL in azienda?
24. Quali insegnamenti si possono trarre sul valore e l’importanza degli strumenti di portfolio management (cioè sulle applicazioni software a pagamento) come ausilio nell’adozione del processo e dei principi di Val IT?
25. Una azienda si dovrebbe focalizzare prima sulla creazione di IT balanced scorecard, che renderebbero possibile al dipartimento IT non solo di allineare automaticamente gli obiettivi di business ma anche di agire come catalizzatore per fornire il supporto richiesto per il raggiungimento di tali obiettivi di business? Ciò non ottimizzerebbe automaticamente Val IT?

1. Su cosa si basa Val IT?

Val IT si basa su COBIT®, Control Objectives for Information and related Technology; entrambi sono stati realizzati dall’IT Governance Institute (ITGI). COBIT è un framework per la gestione ed il delivery di servizi di qualità basati sull’Information Technology (IT) che fornisce le best practice per contribuire, con i mezzi adeguati, al processo di creazione del valore in azienda.
Val IT aggiunge ulteriori best practice per il processo di creazione del valore quindi per misurare, monitorare e massimizzare in maniera chiara la creazione del valore nel business a partire dagli investimenti nell’IT. Val IT completa COBIT con una prospettiva sia di business sia di tipo economico-finanziaria ed è di ausilio per tutti coloro che, in azienda, hanno un interesse nel value delivery da parte dell’IT.
In modo più preciso, Val IT si focalizza sul processo che porta a decidere sugli investimenti IT (stiamo facendo la cosa giusta?) ed a valutare i benefici di tali investimenti (stiamo ottenendo i vantaggi desiderati?) mentre il focus di COBIT è sul controllo delle attività da realizzare a seguito degli investimenti decisi (stiamo facendo le cose nel modo giusto? I risultati sono corretti?).
Val IT utilizza la metafora delle “quattro domande (Four Ares)” descritta da John Thorp nel suo libro, The Information Paradox—Realizing the Business Benefits of Information Technology, scritto insieme con Fujitsu, pubblicato la prima volta nel 1998 ed aggiornato nel 2003, McGraw-Hill, Canada.

2. In che modo Val IT è rilevante per l’IT governance?

L’ITGI affronta il tema del "value delivery" una delle cinque aree che caratterizzano la IT governance; le altre aree sono: allineamento strategico, gestione delle performance, gestione delle risorse e risk management. Non è possibile ottenere il “value delivery” senza avere successo nelle altre quattro aree.
Una governance efficace inizia con la leadership, il commitment ed il supporto del top management aziendale. Tuttavia la leadership, anche se fondamentale, non è sufficiente.
Val IT aiuta a rafforzare la leadership fornendo:

  • processi chiari e coerenti applicabili in modo realistico;
  • una chiara comprensione dei ruoli e delle responsabilità della Direzione Generale, del business e dell’IT;
  • indicazioni chiare sulle strutture organizzative.

Per massimizzare il ritorno sugli investimenti IT, sono essenziali strumenti quali la preparazione di “business case” coerenti, la decisione degli investimenti massimi consentiti (hurdles rate), la gestione del “portfolio” delle attività ed il relativo program management nonché l’applicazione di metriche come il TIR (Tasso Interno di Rendimento), il valore attuale netto ed il periodo di “pareggio finanziario”.
Val IT fornisce in un unico prodotto un modello coerente e formale per mezzo di un framework di governance completo che indica come organizzare i processi aziendali necessari. Inoltre Val IT incoraggia una stretta partnership tra l’IT ed il business per rendere oggettiva l’accountability e le misurazioni – requisiti chiave per una governance effettiva.

3. Quali sono le pubblicazioni della serie Val IT?

Le pubblicazioni della serie Val IT sono:

  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, The Val IT Framework 2.0
  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, Getting Started With Value Management
  • Enterprise Value: Governance of IT Investments, The Business Case

4. Come posso ottenere una copia delle pubblicazioni Val IT?

5. Quali sono i principi su cui si basa Val IT?

I sette principi Val IT sono:

  1. Gli investimenti IT-enabled devono essere gestiti come un portfolio di investimenti.
  2. Gli investimenti IT-enabled devono tenere in considerazione tutte le attività richieste per ottenere un reale valore di business.
  3. Gli investimenti IT-enabled devono essere gestiti per il loro intero ciclo economico.
  4. Le pratiche per il value delivery del valore devono tener conto che esistono differenti categorie di investimenti che devono essere valutati e gestiti in modo diverso.
  5. Le pratiche per il value delivery devono definire e monitorare le metriche chiave e rispondere in modo rapido ad ogni cambiamento o deviazione.
  6. Le pratiche per il value delivery devono coinvolgere tutti gli stakeholder ed assegnare l’appropriata accountability per il delivery delle capacità e la realizzazione dei benefici del business.
  7. Le pratiche per il value delivery devono essere continuamente monitorate, valutate e migliorate.

6. Come è strutturato il framework Val IT?

Il framework Val IT è strutturato in tre domini:

  1. Governo del valore (Value Governance).
  2. Gestione del portfolio dei progetti (Portfolio Management).
  3. Gestione degli investimenti (Investment Management).

Ciascuno di questi domini contiene un certo numero di processi (22), ciascuno dei quali è abilitato e reso operativo da un certo numero di “prassi chiavi” (key practice) di management (69).

7. Quali argomenti coprono le management guideline?

Le management guideline, presenti in Val IT, includono per ogni processo Val IT:

  • Input ed output – ciò che un processo deve ricevere e inviare ad un altro processo (compresi Val IT, COBIT ed altre fonti).
  • Diagrammi RACI chart - forniscono linee guida sui ruoli che devono essere previsti per una particolare attività: responsabile (R), accountable (A), in consultazione (C) o informato (I); le attività sono derivate dalle “key practice” di management ma sono descritte ad un livello maggiore di dettaglio.
  • Goal e metriche- definite in modo top down a partire dal dominio attraverso il processo e l’attività.

8. Quali business case sono presenti in Val IT?

I business case devono fornire risposte alle quattro domande chiave – risposte basate su informazioni rilevanti, focalizzate sul business e sulla pianificazione delle attività future.

  • Stiamo facendo le cose giuste? Cosa è stato proposto, per avere quali risultati ed in che modo i progetti sono correlati al programma complessivo?
  • Stiamo facendo le cose nella giusta maniera? In che modo saranno effettuate ed in che modo sarà assicurato che le modalità utilizzate siano corrette rispetto alle capacità aziendali presenti e future?
  • Lo stiamo facendo nella giusta maniera? Esiste un piano per raggiungere gli obiettivi che identifica le risorse da utilizzare ed i costi da sostenere?
  • Stiamo ottenendo dei benefici? In che modo tali benefici saranno messi a disposizione dell’azienda? Qual è il valore del programma?

(Basato sulla metafora delle "quattro domande (Four Ares)" descritta da John Thorp nel suo libro, The Information Paradox—Realizing the Business Benefits of Information Technology, scritto insieme con Fujitsu, pubblicato la prima volta nel 1998 ed aggiornato nel 2003, McGraw-Hill, Canada.)
Il business case per gli investimenti volti all’IT deve considerare le seguenti relazioni:

  • risorse che sono necessarie da sviluppare;
  • tecnologie / servizi IT che saranno supportati;
  • capacità operazionale che sarà abilitata;
  • capacità di business che sarà creata;
  • lo "stakeholder value", che potrebbe essere rappresentato da un ritorno sulla valutazione del rischio (risk-adjusted financial return) o da un rendimento totale per l’azionista (total shareholders’ return).

Lo sviluppo dei business case richiede un processo articolato in otto passi che comprende la predisposizione di un quadro riassuntivo delle informazioni (fact sheet) con tutti dati rilevanti; l’analisi dei dati riguarda i benefici (finanziari e non), i rischi, la valutazione del ritorno degli investimenti, la documentazione e la review finale.

9. Su quali casi concreti si basa Val IT?

Fujitsu ha reso disponibili i suoi numerosi anni di esperienza in ambito enterprise value management contribuendo in modo significativo allo sviluppo delle pratiche di management di Val IT. Anche le esperienze di ING e di SeaQuation hanno contribuito in modo significativo allo sviluppo delle pratiche di management di Val IT. ING per mezzo del suo IT performance measurement e del suo investment management workflow e dal 2005 anche SeaQuation, una azienda del tutto indipendente, hanno effettuato significativi investimenti di ricerca nell’IT e nell’enterprise value. Le loro ricerche hanno costituito la base per i case study.
ITGI ringrazia Fujitsu, ING e SeaQuation per la loro generosità nel condividere le loro expertise ed esperienze.

10. Che sviluppi futuri sono previsti per Val IT?

A seguito del rilascio del Val IT Framework 2.0 e delle pubblicazioni della serie “Getting Started With Value Management” c’è stata la necessità di rivedere le attuali pubblicazioni sui business case per portarli in linea con il materiale rivisitato del framework ed indirizzare il feedback del mercato.
Si è pianificato di lavorare anche sulla mappatura del processo del Val IT framework rispetto ad altri framework di larga diffusione per aiutare la comprensione e l’adozione di VAL IT nelle aziende che già usano altri framework.
È stata anche valutata la possibilità di finanziare nuove ricerche in questa aerea dell’IT governance.

11. Quali sono le principali differenze tra il framework originale di Val IT e la versione 2.0? Si può fare una sintesi delle differenze?

La versione 2.0, rilasciata nel luglio 2008, allinea in maniera più rigorosa la terminologia di Val IT con COBIT ed estende il Val IT framework verso nuove problematiche per tener conto di tutti i recenti investimenti IT quali i servizi IT continui, gli asset ed altre risorse. Essa aggiunge maggiore profondità al framework aggiungendo le management guideline che forniscono maggior dettaglio sui processi Val IT e le “key practice” chiavi di management così come modelli di maturità per ciascuno dei domini Val IT.
Maggiori dettagli sulle differenze si trovano nella pubblicazione Val IT framework 2.0 appendice A.

12. Da dove si deve iniziare, in azienda, un assessment basato su Val IT? Chi dovrebbe condurre il processo di assessment?

La conduzione del processo di assessment può cambiare in base al tipo di azienda; nel determinare tale aspetto si deve considerare che il tema del valore dagli investimenti IT-related non è di natura tecnologica ma che si tratta essenzialmente di un tema di business. Indipendentemente da chi detiene la leadership dato che per ottenere cambiamenti sostenibili di solito è richiesto un cambiamento nella cultura aziendale, sono essenziali la sponsorship ed il coinvolgimento dell’alta direzione.
Suggeriamo un approccio per passi successivi, basati su trigger, eventi ed altri indicatori della necessità di “value delivery” come primo passo nel processo di assessment. È necessaria una gap analisi tra lo stato esistente e lo stato futuro desiderato a cui deve seguire un piano di azioni per realizzare i cambiamenti necessari. La pubblicazione Val IT Getting Started With Value Management approfondisce questi aspetti.

13. Dove si trovano, in azienda, le risorse da impegnare per Val IT? A chi riportano? Chief information security officer (CISO), management strategico?

Il governo dei processi e delle attività di enterprise value delivery, così come tutti gli altri aspetti della governance, è di competenza del Consiglio di Amministrazione e della Direzione Generale che lo gestisce per mezzo della delega e dell’uso oculato delle risorse a loro disposizione.
Il processo del Val IT framework riguarda molte aree dell’impresa e, nella pratica, è trasversale poiché coinvolge molte funzioni. Ciò detto la gestione dei processi deve essere suddivisa tra i manager dell’azienda e diffusa per ottenere un approccio collaborativo.

14. Come diffondere la cultura del portfolio, program e project management office (P3MO) per contrastare la non condivisione delle conoscenze e coinvolgere le persone che si nascondono dato che tali persone sono proprio quelle a cui si rivolgono tali idea?

È essenziale la “trasparenza” per evitare i “giochetti” tra le diverse funzioni aziendali. Condividere gli obiettivi e rendere efficaci le attività può essere difficile per i motivi già indicati; non sempre è possibile far esclusivo riferimento alle persone che possono guadagnare dal cambiamento (stesso “gioco”, nuovi vincitori). Suggeriamo che, pur rimanendo in definitiva essenziale il supporto di coloro che guadagnano in un approccio trasparente e da migliori performance aziendali (cioè il CdA e la Direzione Generale), è tuttavia opportuno trovare dei “compagni di gioco” cioè qualcuno in azienda che riconosca la necessità del cambiamento e che abbia l’autorità di imporre tale cambiamento nel suo dipartimento e poi costruire su questo successo iniziale.

15. Ci sarà ulteriore materiale di assessment/audit da utilizzare insieme con le guide Val IT per valutare le aziende e determinare i livelli di maturità delle aziende?

Il Val IT Steering Committee sta considerando tale suggerimento.

16. Tutto ciò significa che dobbiamo effettuare audit usando tre framework differenti: ITIL, COBIT e Val IT?

No – ciascuno di questi tre framework ha un proprio chiaro e ben delimitato ambito che permette un assessment efficace all’interno dell’azienda. In linea con i moderni standard ed approcci di audit, deve essere adottato un risk-based approach per identificare quegli aspetti delle attività aziendali che presentano il rischio più grande per il raggiungimento dei propri obiettivi; successivamente questi framework possono essere usati per pianificare e supportare l’analisi su queste attività d’impresa.

17. Posso implementare Val IT senza usare COBIT?

Sì - Val IT è stato progettato come un framework autonomo e completo per gestire i processi e le attività di Value Governance, Portfolio Management ed Investment Management. Esso è complementare a COBIT ma fornisce valore all’azienda in maniera autonoma. Con la versione 2.0, inoltre, è più esplicito il legame con COBIT per quel che riguarda l’assicurazione che l’azienda continui a realizzare valore a partire dai servizi IT, gli asset e le altre risorse che risultano da un investimento iniziale; in questo senso COBIT è certamente il complemento ideale di Val IT.

18. Posso implementare Val IT prima di ITIL?

Sì – come indicato al punto precedente, Val IT è un framework completo di per sé. Ci si potrebbe domandare se è meglio implementare Val IT prima di ITIL. La risposta dipende da molti fattori compresi il livello di maturità dell’azienda, il suo profilo di rischio, le sue capacità, le sue risorse ed il supporto a livello di direzione.

19. COBIT e Val IT convergeranno verso un unico framework?

ITGI si sta muovendo verso la realizzazione di una suite di framework e prodotti che siano completi, coerenti, integrati ed utili alle necessità delle diverse constituency ISACA/ITGI. A questo fine al momento è in corso l’unificazione verso un unico ambiente di IT risk management framework, complementare e coerente sia con Val IT sia con COBIT. I cambiamenti inclusi nel Val IT framework 2.0 vanno intesi come passi in questa direzione.

20. È previsto di allineare Val IT all’enterprise risk management (ERM)? Si tratterà di una estensione o di una vera e propria sostituzione di ERM?

Sì – le ricerche di ISACA/ITGI sono indirizzate verso lo sviluppo di un framework "gemello" a Val IT, focalizzato sulla governance e la gestione dei rischi connessi all’IT. Si prevede di completare tale attività entro il 2009 garantendo i riferimenti ai risultati sia di Val IT sia di COBIT. Ulteriori informazioni sono disponibili nelle pagine “ricerche e progetti” sul sito web di ISACA.

21. A quale livello (cioè dimensione di business) Val IT diviene effettivamente utilizzabile? Cosa si suggerisce ad una piccola azienda con risorse limitate per implementare Val IT?

I principi Val IT sono applicabili ad ogni tipo di azienda quali che siano le sue dimensioni. L’implementazione dei processi e delle “key practice” di management possono e devono essere scalate per adattarsi alla dimensione (e cultura) di ciascuna azienda.

22. Nel caso di istituzioni governative, chi dovrebbe dare inizio al programma Val IT?

Come già detto precedentemente la governance dei processi e delle attività dell’enterprise value delivery, così come tutti gli altri aspetti della governance, sono di competenza del CdA e della Direzione Generale che la gestisce attraverso la delega e l’uso oculato delle risorse a loro disposizione.
Nelle imprese pubbliche è essenziale che la fase iniziale sia affidata, insieme al supporto continuo, ad un responsabile senior all’interno del dipartimento/agenzia/divisione.

23. Quanto è realmente vantaggioso dal punto di vista costi-benefici l’implementazione di Val IT, COBIT ed ITIL in azienda?

L’implementazione dei framework NELLA LORO INTEREZZA produce spesso dei disastri dato che la maggior parte delle aziende NON HA BISOGNO di cambiare tutto ciò che è coperto dal framework e che quindi si rischia non ottenere nessun BENEFICIO ed anzi di perdere ciò che già si ha. La chiave di una soluzione effettivamente cost-effective dei cambiamenti di impresa USANDO questi framework è una analisi saggia e prudente dei benefici che l’investimento porterà. Qui, Val IT – ed in particolare la Business Case guidance – può fornire una guida preziosa per le aziende.

24. Quali insegnamenti si possono trarre sul valore e l’importanza degli strumenti di portfolio management (cioè sulle applicazioni software a pagamento) come ausilio nell’adozione del processo e dei principi di Val IT?

Chiaramente le problematiche coinvolte nei processi ed attività di value governance sono significative. Gli strumenti di portfolio management (anche quelli a pagamento) possono essere utili sia per supportare l’analisi degli investimenti sia per comunicare le decisioni sugli investimenti e monitorare la performance degli investimenti. Essi possono essere particolarmente utili nel testare velocemente un numero di differenti di scenari del tipo what-if. Tuttavia essi devono essere usati per supportare i processi e le practice contenute in Val IT e non “sostituire” tali processi e pratiche. Ogni tool deve essere appropriato alla dimensione e alla cultura dell’azienda ed essere ottimizzato per le necessità specifiche dell’azienda. Gli utilizzatori devono essere formati sui principi e sui processi di Val IT, così come sull’uso dei tool di supporto a tali principi e processi.

25. Una azienda si dovrebbe focalizzare prima sulla creazione di IT balanced scorecard, che renderebbero possibile al dipartimento IT non solo di allineare automaticamente gli obiettivi di business ma anche di agire come catalizzatore per fornire il supporto richiesto per il raggiungimento di tali obiettivi di business? Ciò non ottimizzerebbe automaticamente Val IT?

Il Balanced Scorecard (BSC) è una tecnica di misurazione che, se efficacemente applicata, supporta la pianificazione e la validazione dei business goal e degli associati IT process goal. Questo approccio non necessariamente ottimizza il raggiungimento del valore dagli investimenti relativi all’IT per se stesso. L’applicazione dei principi Val IT, l’uso appropriato delle componenti del framework e l’uso dei business-case di supporto permette l’ottimizzazione delle risorse di impresa nel delivery di ogni valore dagli investimenti IT-related supportando così l’ottenimento degli obiettivi di impresa trattati nel BSC.

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